Embora seja confundido por muita gente como um novo regime tributário, o eSocial é na verdade a unificação das informações trabalhistas. Neste contexto, tanto trabalhadores estatutários, celetistas, autônomos e até colaboradores, estagiários e trabalhadores sem vínculo empregatício podem ter suas informações registradas no eSocial.
Mas, você sabe exatamente o que é eSocial? Ou ainda para que serve e como ela pode impactar a sua empresa?
Criado no ano de 2014 pelo Governo Federal, o eSocial surgiu principalmente com o intuito de facilitar para as empresas e corporações a prestação de dados referentes a seus funcionários. Como é o caso, por exemplo, da folha de pagamento, contribuições previdenciárias, aviso prévio e assim por diante.
Desta forma, tais informações foram unificadas em um único lugar, diminuindo, portanto, grande parte da burocracia. Bem como, eliminando a necessidade de preencher e entregar diversas declarações e formulários para cada um dos órgãos responsáveis. Assim, esses são os objetivos básicos do eSocial. Mas, qual é o impacto que ele pode ter na empresa? Vamos descobrir a seguir.
O que é eSocial?
Em resumo, o Sistema de Escrituração Digital das Obrigações Fiscais, Previdenciárias e Trabalhistas, mais conhecido como eSocial é um projeto do governo federal brasileiro para unificar a transmissão de dados trabalhistas para as seguintes instituições do governo federal: Caixa Econômica Federal, Banco do governo brasileiro que administra o sistema de Fundo de Tempo de Serviço (FGTS); Instituto do Seguro Social (INSS); Ministério da Previdência Social (MPS); Ministério do Trabalho e Emprego (MTE), entre outros.
Ou seja, o eSocial é um projeto e sistema do governo federal brasileiro criado para unificar o envio de dados de empregadores e empregados. Deste modo, o sistema unificado substitui a necessidade de envio de relatórios separados à Previdência Social, Receita Federal e Ministério do Trabalho e Emprego do Brasil.
Além disso, o processo busca trazer padronização e clareza à forma como as organizações coletam e reportam dados ao governo brasileiro. Agora que já sabemos o que é, vamos entender mais a fundo qual é o objetivo do eSocial.
Qual é o objetivo do eSocial?
Em suma, a plataforma eSocial possui diversos formulários com mais de 2 mil campos para entrada de dados. A maioria deles são de responsabilidade do empregador. Em muitos casos, um empregador terá que preencher o mesmo formulário para cada trabalhador, aumentando consideravelmente o número de formulários que serão efetivamente utilizados e emitidos.
Alguns destes formulários precisam ser preenchidos apenas uma vez (exceto para atualização) e devem conter a estrutura do sistema operacional da empresa. Como por exemplo, informações sobre o empregador, local de trabalho, cargos, horários e turnos de trabalho.
Neste contexto, o eSocial estabelece o fornecimento de informações relacionadas a questões trabalhistas, previdenciárias e fiscais, em uma única plataforma. Logo, seu objetivo é elevar a confiabilidade dos dados e reports ao governo.
Vale ressaltar que sua implementação foi instituída pela primeira vez através do Decreto de Lei nº 8.373, de 11 de dezembro de 2014, sendo agora, amparada e esclarecida por regulamentos posteriores.
Como Funciona? Benefícios e Vantagens.
Resumidamente, são submetidas diversas informações da empresa e funcionários. Assim, dentre os benefícios desse sistema, podemos citar a possibilidade de concessão de direitos previdenciários e trabalhistas aos trabalhadores, além de simplificar o cumprimento das obrigações do empregador e do governo.
Deste modo, é possível melhorar a qualidade das informações na Previdência Social, Receita Federal e Ministério do Trabalho e Emprego do Brasil. A seguir, vamos descobrir com mais detalhes quais são as vantagens do eSocial para os funcionários e para as empresas.
Quais são as Vantagens do eSocial para os Funcionários?
No geral, as principais vantagens do eSocial para os funcionários é a possibilidade de visualizar, conseguir acompanhar e entender sobre diversos eventos trabalhistas. Assim como, a possibilidade de obter informações sobre o FGTS (Sistema de Fundo de Compensação de Desemprego).
Da mesma forma, caso ocorra acidentes, normalmente são reportados no sistema. O mesmo vale para as demissões, que também são registradas com todos os motivos e causas. O que, sem dúvidas, oferece maior segurança ao profissional.
E para as Empresas?
Por outro lado, o principal benefício para as empresas é, principalmente, melhorar os processos regulatórios. Neste contexto, a empresa desenvolve um plano de ação e treinamento para todos os departamentos que possam estar envolvidos na comunicação de eventos.
Com isso, a qualidade das informações que precisam ser enviadas ao e-Social são verificadas. Evitando assim, problemas com envios de eventos que passam a ser minimizados durante o rollout inicial. Também são preparados cronogramas e prazos, aumentado a organização da empresa perante requisitos obrigatórios ao governo.
Dessa maneira, para evitar multa, descumprimento legal e possíveis interrupções na capacidade de uma empresa emitir folha de pagamento, as empresas devem criar mecanismos internos para processar os dados e/ou garantir que seus prestadores de serviços (ou seja, RH, folha de pagamento, contabilidade, médico) estejam preparados para processar e transferir os dados necessários.
Todavia, é importante destacar que as empresas que utilizam serviços externos de RH/folha de pagamento devem ser proativas e tomar algumas medidas importantes como controle, revisão de dados e informações gerais relacionados ao eSocial. Afim é claro, de evitar penalidades e ações prejudiciais.
Por sua vez, contratar uma empresa especializada e responsiva em medicina ocupacional como a Pro Ocupacional, além de evitar erros, garante praticidade e segurança tanto para a empresa, quanto para seus colaboradores.
Quem deve aderir ao eSocial?
De maneira geral, o uso do eSocial é obrigatório para todo o setor privado. Conforme evidenciado pelo cronograma atual, o prazo para o fornecimento de uma série de informações, como contratação, cadastro de trabalhadores e eventos não periódicos, está regularizado.
Assim, as empresas que atualmente utilizam o eSocial, devem contratar funcionários sem exigir que eles tenham um documento físico. Como todos os dados registrados na CTPS são aqueles que devem ser informados ao sistema, o empregador fica dispensado das anotações na caderneta anterior.
Vale ressaltar que, o profissional deve continuar monitorando os prazos de comunicação ao eSocial para que não fique sujeito a multas e penalidades.
Conclusão: Implementação do eSocial e porque ele é importante
Em conclusão, como vimos no decorrer deste artigo, o novo modelo de comunicação e tratamento de dados possui efeitos positivos tanto para empresas, quanto para seus funcionários.
Como por exemplo, automatização da transmissão de informação, uniformização de obrigações adicionais, redução de custos para fornecer ou recuperar informação, entre outros.
Dessa forma, com a vinda do eSocial, o programa impacta a forma como as organizações fornecem informações aos órgãos governamentais e oferece maior segurança à empresa e aos empregados.
Logo, é aconselhável que os empregadores usem esse período de implementação para executar as mudanças, treinamentos e testes necessários. Uma vez que o eSocial se trata de um sistema pouco burocrático, mas com bons frutos a longo prazo.
