Muito provavelmente, você já deve ter tido em sua empresa, um funcionário que empurrava uma tarefa ou trabalho com a barriga até chegar ao limite da tolerância. Esta é a principal característica da procrastinação no trabalho, que leva o funcionário a postergar tarefas, perder prazos e datas importantes.
Apesar de ser um assunto pouco discutido, a procrastinação no trabalho pode resultar em uma série de prejuízos tanto para empregados, como para os empregadores. Além disso, é importante que se tenha em mente que o ato de procrastinar inclui uma força, muitas vezes maior que o autocontrole permite ser, dominando completamente o indivíduo e o impelindo de realizar determinadas tarefas.
Desta forma, muito embora muitos tratem como bobagem, a procrastinação é um assunto sério capaz de prejudicar tanto o lado pessoal quanto o lado profissional de uma pessoa, o que consequentemente, refletirá em seu desempenho no trabalho. Por isso, é fundamental, saber como lidar com a questão para contornar e combater este mal que assombra tantos profissionais.
Para te ajudar a entender mais sobre o tema, reunimos no artigo de hoje, tudo o que você precisa saber sobre a procrastinação no trabalho para ajudar os seus funcionários a evitar o problema. Acompanhe:
O que é a procrastinação no trabalho?
Resumidamente, a procrastinação é o ato de adiar a efetivação de determinada tarefa que precisa ser realizada. Apesar de parecer, muitas vezes, preguiça, a procrastinação pode acontecer inclusive de forma inconsciente.
O que acontece, na realidade, é que estas pessoas acabam por deixar de lado as tarefas que precisam fazer justificando o adiamento com a ocupação feita por outras tarefas, em grande parte das vezes, de menor importância, mas que as proporciona mais prazer e satisfação.
Em geral, a procrastinação é uma alternativa que o cérebro acha para receber recompensas. Ou seja, é comum que se procrastine tarefas maiores ou ainda que proporcionem um retorno mais demorado em virtude de outras mais fáceis ou com recompensas imediatas.
Considerando isso, ter conhecimento destas informações é de fundamental importância para compreender o que acontece fisiologicamente no corpo e o que precisa ser feito para combater o problema.
Qual o impacto da procrastinação durante o trabalho?
Dados de uma pesquisa realizada pela Fundação Estudar em parceria com a MindMiners, revelou que aproximadamente 52% das pessoas, afirmam que a procrastinação tem um impacto real em sua produtividade.
Além disso, o prejuízo causado não se resume apenas a isso. Como em uma empresa, normalmente, as tarefas da maioria dos setores são praticamente interligadas, o adiamento de uma pode resultar no atraso de muitas outras, formando um efeito dominó e prejudicando todo um planejamento.
Outras consequências que podemos citar relacionadas à procrastinação no trabalho são:
- Aumento do atrito entre colaboradores e gestores em decorrência da cobrança do que não é feito;
- Atrasos e acúmulo de tarefas por fazer;
- Aumento das ausências, faltas e atrasos de funcionários.
Não à toa, em grande parte dos casos, o funcionário procrastinador acaba por ser demitido, uma vez que prejudica todo o andamento da empresa e desempenho da equipe. Portanto, entender como isso afeta os funcionários e buscar por maneiras de combatê-las se mostra cada vez mais essencial, no mundo atual.
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Dicas para deixar a procrastinação de lado e obter o desempenho desejado
Existem algumas maneiras de tornar as atividades mais interessantes e fáceis de manter a atenção dos funcionários, o que por consequência, tem como resultado a diminuição dos índices de procrastinação no trabalho . Entre as principais, destacam-se:
Identificar o motivo da procrastinação
Ainda que a procrastinação aconteça no ambiente de trabalho, ela pode ter origem nele ou mesmo na vida pessoal do funcionário. Para conseguir atingir os resultados ideais de combate, é imprescindível identificar de onde surge o problema.
Você não terá domínio sobre tudo, claro, mas poderá fornecer ao seu funcionário algumas ferramentas para ajudar na busca pelo domínio sobre seus atos durante o período de laboro.
Organizar o ambiente de trabalho
A organização é um ponto muito importante quando se fala de procrastinação. Isso ocorre pois, quando o ambiente está organizado, tudo flui de forma melhor: os pensamentos, as ideias e até mesmo as ações.
Uma mesa bagunçada, por exemplo, pode ser exatamente a desculpa que um procrastinador estava esperando para deixar aquela tarefa importante para depois. Portanto, uma maneira eficiente e simples de combater o problema é evitar o excesso de materiais e desorganização no ambiente laboral.
Reorganizar grandes projetos em pequenas tarefas
Também já se sabe que, por preferir as atividades com recompensas imediatas, o cérebro tende a evitar projetos maiores e mais demorados. Sendo assim, uma saída muito inteligente é dividi-los em pequenas partes.
Ao transformar projetos grandes em pequenos trabalhos, onde os resultados podem ser visualizados de forma mais rápida, o estímulo acaba sendo maior e a procrastinação, por consequência, menor.
Esta é uma saída que apesar de simples, costuma trazer resultados satisfatórios e bastante imediatos. Pois, é exatamente o tipo de tarefa que um procrastinador nato costuma gostar de fazer. Além disso, também pode funcionar como uma espécie de reabilitação, inicia-se com projetos menores que vão aumentando com o tempo.
Determinar prazos
A especificação de prazos também auxilia muito as pessoas que tendem a ser procrastinadoras. Com data certa para a entrega dos resultados, fica mais difícil postergar os afazeres, mesmo que o instinto seja tendencioso para isso.
Quando o prazo é determinado dentro de um período factível, fica mais fácil a organização dos trabalhos e, por consequência, o cumprimento deles. Logo, ainda que tenha a tendência de procrastinar, o funcionário sabe qual a data máxima que tem para entregar o trabalho pronto.
Contar com apoio de ferramentas de gestão de tarefas
Para facilitar ainda mais esta gestão de prazos e organizar a hierarquia de tarefas a serem entregues, existe uma série de ferramentas que podem ser úteis tanto para funcionários quanto para a própria empresa.
Disponibilizar um apoio para que o controle de tudo seja feito pelo funcionário e supervisionado pelos superiores é uma tática bastante interessante. Lembretes podem ser adicionados próximos às datas de entrega, tornando, assim, o esquecimento um fator menos recorrente.
Além do mais, ter o controle exato das tarefas, datas de entrega e pendências corrobora com a ideia de organização completa que facilita a execução das atividades em geral.
Oferecer apoio psicológico
E, por fim, mas longe de ser o menos importante, contar com apoio psicológico! Uma empresa que fornece aos seus colaboradores este tipo de suporte está muito à frente das demais. A procrastinação não costuma ser uma característica optativa. A maioria das pessoas não escolhe ser assim.
Considerando estes pontos, contar com uma psicóloga que ajude no controle do estresse diário e na manutenção da saúde mental acarreta em uma série de benefícios gerais. A diminuição do hábito de procrastinar é apenas uma delas.
Portanto, invista na sua equipe, faça as alterações necessárias e veja uma melhora não apenas individual, de cada um de seus colaboradores, como também do resultado final, aumentando a produtividade da sua empresa e diminuindo a procrastinação no trabalho.
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